Câu hỏi lặp về nghỉ phép, công tác phí hoặc quy trình nội bộ thường mất thời gian vì câu trả lời nằm ở nhiều tài liệu và phụ thuộc phiên bản. Rủi ro không chỉ là trả lời chậm: một câu trả lời thiếu căn cứ có thể khiến nhân viên hiểu nhầm chính sách.
Câu hỏi: “Tôi có thể làm việc từ xa vào ngày nào?”
Nguồn đầu vào: một trích đoạn quy chế đã được phê duyệt, có tên tài liệu, phiên bản và mục tham chiếu.
Thiếu căn cứ: nếu tài liệu không nói về trường hợp này, câu trả lời phải chuyển cho HR thay vì tự suy luận.
Quy trình gợi ý
Chọn nguồn chính thức và phiên bản
Chỉ đưa vào tài liệu đã được phê duyệt, có chủ sở hữu, ngày hiệu lực và phạm vi người được xem. Loại bỏ bản cũ hoặc trùng lặp.
Yêu cầu câu trả lời kèm căn cứ
Mỗi câu trả lời cần trỏ về đúng tài liệu và mục liên quan. Nếu không tìm thấy căn cứ hoặc câu hỏi thiếu ngữ cảnh, yêu cầu AI hỏi lại hoặc chuyển HR.
Kiểm tra câu hỏi khó và ngoại lệ
Thử cả câu hỏi rõ, câu hỏi mơ hồ, trường hợp ngoại lệ và câu không có trong tài liệu. HR duyệt nội dung trước khi dùng rộng rãi.
Prompt mẫu để bắt đầu
CHỈ TRẢ LỜI DỰA TRÊN TÀI LIỆU ĐÃ ĐƯỢC PHÊ DUYỆT
Trả lời câu hỏi nhân viên dựa duy nhất trên phần tài liệu được cung cấp.
Câu hỏi: [câu hỏi nội bộ]
Tài liệu: [tên tài liệu, phiên bản, ngày hiệu lực và nội dung liên quan]
Yêu cầu:
- Nêu câu trả lời ngắn, dùng ngôn ngữ dễ hiểu.
- Trích tên tài liệu và đúng mục làm căn cứ.
- Không tự bổ sung chính sách hoặc suy luận ngoại lệ.
- Nếu tài liệu không đủ căn cứ, nói rõ chưa thể kết luận và chuyển HR.
- Nếu cần thêm thông tin để trả lời, hãy hỏi lại trước.“Tài liệu [tên và phiên bản], mục [số mục] nêu rằng: [trích căn cứ]. Trường hợp của bạn [đã đủ / chưa đủ] thông tin để kết luận. Nếu chưa đủ, vui lòng liên hệ HR qua [kênh nội bộ].”
Các phần trong ngoặc vuông phải được thay bằng dữ liệu thực đã xác nhận; không phải câu trả lời chính sách thật.Đo thử nghiệm bằng gì?
Checklist trước khi sử dụng
- Chỉ dùng tài liệu chính thức, còn hiệu lực và có người chịu trách nhiệm cập nhật.
- Mỗi câu trả lời có trích dẫn kiểm tra được, không chỉ có đường dẫn chung đến thư mục.
- Câu hỏi ngoài phạm vi hoặc liên quan đến trường hợp cá nhân được chuyển HR.
- Không đưa hồ sơ nhân viên, dữ liệu định danh hoặc nội dung nhạy cảm vào công cụ chưa được doanh nghiệp duyệt.
Khung thử nghiệm 30 ngày sau đào tạo
Chỉ thử với nhóm câu hỏi và tài liệu không nhạy cảm đã được HR phê duyệt. Quyền truy cập phải theo chính sách nội bộ.